En handling som förvaras hos en myndighet och som anses inkommen dit eller upprättad där.
Förklaring
Begreppet allmän handling är nyckeln till offentlighetsprincipen – rätten för var och en att ta del av det allmännas material. Definitionen finns i tryckfrihetsförordningens andra kapitel och består av tre led som alla måste vara uppfyllda: det ska vara en handling, den ska förvaras hos en myndighet, och den ska vara antingen inkommen till eller upprättad hos myndigheten.
Är handlingen allmän? Tre steg – och ett fjärde om utlämnande
Allmän är inte samma sak som offentlig: en allmän handling kan innehålla uppgifter som skyddas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen.
Utanför begreppet faller myndigheternas arbetsmaterial. Utkast, koncept och minnesanteckningar – så kallade mellanprodukter – blir som huvudregel inte allmänna handlingar om de inte expedieras eller tas om hand för arkivering. Även privata brev till en tjänsteman i annan egenskap än tjänsten faller utanför. Gränsdragningen är i gengäld generös på teknik: ett sms om tjänsten på en tjänstetelefon kan mycket väl vara en allmän handling.
Den som begär ut en allmän handling har starka rättigheter: handlingen ska lämnas ut genast eller så snart det är möjligt, du behöver som huvudregel inte uppge vare sig namn eller syfte, och att läsa handlingen på plats är gratis. Myndighetens vägran kan överklagas, i regel till kammarrätten.
Exempel
Exempel: journalisten och konsultfakturorna
En journalist begär ut samtliga konsultfakturor hos en kommunal nämnd. Fakturorna har kommit in till myndigheten och förvaras där – de är allmänna handlingar. Nämnden får inte fråga vad de ska användas till, måste behandla begäran skyndsamt och får bara maskera de uppgifter som en sekretessregel faktiskt täcker, till exempel vissa personuppgifter. Resten lämnas ut.
Vanliga missförstånd
Tänk på det här
✗ ”Allmän handling betyder att alla får se allt.” — ✓ Allmän beskriver bara handlingens status. Om den lämnas ut styrs av sekretessprövningen – allmän men hemlig är fullt möjligt.
✗ ”Tjänstemäns e-post är privat.” — ✓ E-post i tjänsten kan vara allmän handling. Det är innehållet och sammanhanget som avgör, inte formen.
✗ ”Myndigheten får kräva att jag berättar vem jag är.” — ✓ Huvudregeln är anonymitet. Identitet får efterfrågas bara när det behövs för sekretessprövningen.
Vanliga frågor
- Hur snabbt måste myndigheten svara?
- En begäran ska behandlas genast eller så snart det är möjligt – i praktiken normalt samma dag eller inom någon dag. Omfattande beställningar och sekretessprövning kan ta längre tid.
- Kostar det något?
- Att läsa på plats är gratis. För papperskopior tar många myndigheter betalt enligt avgiftsförordningen, ofta från och med tionde sidan.
- Vad gör jag om jag nekas?
- Begär ett skriftligt, överklagbart beslut av myndigheten och överklaga sedan – i de flesta fall till kammarrätten.
InfoLex är en informationstjänst och utgör inte juridisk rådgivning.