Funktionen som tar emot och diarieför myndighetens allmänna handlingar – offentlighetsprincipens praktiska ryggrad.
Förklaring
Registratorn är myndighetens inkorg med rättsligt ansvar: funktionen som tar emot, registrerar (diarieför) och håller ordning på allmänna handlingar. Diarieföringen är offentlighetsprincipens infrastruktur – utan register går det inte att veta vilka handlingar som finns, och därmed inte att begära ut dem. Skyldigheten att registrera följer av offentlighets- och sekretesslagen.
Registratorns kretslopp
Domstolarnas motsvarighet heter ofta målkansli med dagboksblad per mål – samma funktion, annan dräkt.
För enskilda är registratorn den säkra kanalen: det som skickas till myndighetens registratorsadress blir dokumenterat inkommet – viktigt när frister ska hållas eller när man senare behöver visa vad myndigheten fått och när. E-postkulturens fallgrop är personadresserade meddelanden: skicka fristkänsligt till registrator, inte (bara) till handläggarens inkorg.
Exempel
Exempel: diarienumret som räddade bevisläget
Ett bolag mejlar sitt yttrande till kommunens registrator sista fristdagen 16.48 och får automatiskt svar med diarienummer. När handläggaren senare hävdar att yttrandet ”aldrig kom in” visar diariet motsatsen: inkommet, registrerat, i tid. Utan registratorsvägen hade ord stått mot ord.
Vanliga missförstånd
Tänk på det här
✗ ”Registratorn är en växeltelefonist.” — ✓ Funktionen bär lagkrav på registrering och är offentlighetens ryggrad.
✗ ”Mejl till handläggaren räcker alltid.” — ✓ Det kan räcka – men registratorsvägen ger spårbarheten.
Vanliga frågor
- Måste allt diarieföras?
- Allmänna handlingar ska registreras eller hållas ordnade; uppenbart betydelselösa handlingar (reklam m.m.) undantas.
- Kan jag söka i diariet?
- Ja – diariet är allmän handling, och många myndigheter publicerar det eller lämnar utdrag på begäran.
InfoLex är en informationstjänst och utgör inte juridisk rådgivning.